NHỮNG RỦI RO THƯỜNG GẶP KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện là một ngành nghề đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuẩn bị kỹ lưỡng để mang lại thành công cho sự kiện và tạo trải nghiệm tuyệt vời cho khán giả. Tuy nhiên, quá trình tổ chức sự kiện luôn luôn tiềm ẩn một số rủi ro có thể đe dọa đến thành công của cả chương trình. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng HMG điểm qua những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện và cách giảm thiểu chúng nhé!

1. Vượt quá ngân sách

Một trong những rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện là vượt quá ngân sách dự kiến. Điều này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính của công ty và đe dọa đến thành công của sự kiện. Nguy cơ vượt quá ngân sách có thể xuất phát từ nhiều yếu tố như không lập bản dự trù kinh phí chi tiết và rõ ràng, thay đổi và thêm mới yêu cầu từ khách hàng, thiếu hiểu biết về chi phí thực tế của dịch vụ hoặc địa điểm. Để giảm thiểu rủi ro về vượt quá ngân sách, bạn cần có một kế hoạch tài chính chi tiết, cụ thể, thực hiện theo ngân sách đã đề ra, đưa ra ước tính chính xác về chi phí và duy trì quản lý tài chính hiệu quả trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Cần dự trù kinh phí thật cẩn thận và kỹ lưỡng trước sự kiện.

2. Vấn đề kỹ thuật

Rủi ro kỹ thuật trong tổ chức sự kiện có thể tạo ra những khó khăn và ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm của khán giả. Những nguyên nhân dẫn đến vấn đề này thường bao gồm thiếu kiểm tra và tổng duyệt trước sự kiện, sử dụng thiết bị không đáng tin cậy, không có nguồn thiết bị dự phòng. Để giảm thiểu rủi ro về kỹ thuật, cần thực hiện kiểm tra và thử nghiệm kỹ lưỡng cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng và trình chiếu. Ngoài ra, cần lập kế hoạch dự phòng và đảm bảo cơ sở hạ tầng ổn định để đối phó với các tình huống khẩn cấp.

Sự cố kỹ thuật là dạng sự cố phổ biến nhất

3. Rủi ro về khách mời

Rủi ro liên quan đến khách mời là một trong những sự cố nghiêm trọng khi tổ chức sự kiện. Vấn đề này có thể bao gồm việc khách mời hủy bỏ đột ngột, khách mời không phù hợp với tính chất sự kiện, thiếu sự tương tác giữa khách mời và sự kiện hoặc sự bất mãn về dịch vụ. Để giảm thiểu rủi ro này, quy trình lựa chọn khách mời cần được thực hiện cẩn thận, xem xét đến tính phù hợp và tầm quan trọng của họ đối với sự kiện. Đồng thời, cần phải thiết kế chương trình sự kiện với nhiều hoạt động tương tác, giao lưu để thu hút sự quan tâm và tạo sự thoải mái cho khách mời. Hơn hết, sự kiện phải luôn được đảm bảo về chất lượng và dịch vụ tốt nhất, tránh để phật ý người tham dự.

Rủi ro về khách mời ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.

4. Thời tiết xấu

Thời tiết là yếu tố khó lường nhất khi tổ chức sự kiện. Những rủi ro về thời tiết như nắng gắt, mưa bất chợt hay thậm chí là bão đổ bộ đều gây ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của khán giả và thậm chí làm hoãn hoặc hủy bỏ sự kiện. Để giảm thiểu rủi ro này, cần lập kế hoạch dự phòng và đưa ra các biện pháp ứng phó kịp thời, bên cạnh đó cần theo dõi dự báo thời tiết thường xuyên. Đồng thời, linh hoạt trong việc điều chỉnh lịch trình và hoạt động cũng là cách giúp dân event đối phó tốt với những thay đổi đột ngột của thời tiết.

Hình ảnh khách mời dự sự kiện trong mưa.

5. Vấn đề an ninh, an toàn

An ninh là một vấn đề quan trọng khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là khi có một số lượng lớn người tham dự. Rủi ro về an ninh có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện và an toàn của khán giả. Các vấn đề an ninh thường gặp bao gồm rủi ro về các cuộc tấn công, gian lận vé, xâm nhập bất hợp pháp và mất mát tài sản. Để giảm thiểu rủi ro an ninh, cần xác định các khu vực nguy hiểm và xây dựng hệ thống an ninh chặt chẽ. Điều này bao gồm kiểm tra an ninh nghiêm ngặt, hạn chế quyền truy cập và cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên cũng như khán giả. Ngoài ra, cần có kế hoạch ứng phó với tình huống khẩn cấp và đào tạo nhân viên để đối phó với các vấn đề an ninh, an toàn.

Một sự kiện chuyên nghiệp cần đảm bảo được sự an toàn cho khán giả.

6. Huỷ bỏ hoặc thay đổi kế hoạch

Các tình huống bất ngờ như dịch bệnh, hủy hợp đồng hoặc vấn đề pháp lý có thể buộc sự kiện phải hủy bỏ hoặc thay đổi kế hoạch. Để giảm thiểu tác động tiêu cực của việc huỷ bỏ hoặc thay đổi kế hoạch, cần lập kế hoạch dự phòng và sẵn sàng ứng phó với các tình huống không lường trước. Khi lập kế hoạch, hãy xem xét các yếu tố tiềm ẩn có thể dẫn đến việc thay đổi kế hoạch và lựa chọn các biện pháp dự phòng phù hợp. Bên cạnh đó, cần thông báo kịp thời và rõ ràng với khách hàng, đối tác và nhân viên về vấn đề này, giúp mọi người hiểu được tình hình và cùng hỗ trợ trong việc tìm ra các giải pháp thích hợp. 

Dịch bệnh, hủy hợp đồng hoặc vấn đề pháp lý có thể buộc sự kiện phải hủy bỏ.

Tạm kết

Tổ chức sự kiện mang đến nhiều cơ hội và lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng bên cạnh đó cũng đi kèm với một số rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách lập kế hoạch kỹ lưỡng, kiểm soát ngân sách, đảm bảo an ninh, an toàn, và tận dụng thông tin về khán giả, người làm event có thể giảm thiểu đáng kể những sự cố trên. Hy vọng bài viết này đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích, và nếu bạn có nhu cầu muốn thử sức với lĩnh vực event, hãy liên hệ ngay với HMG để được tư vấn!