“VÉN MÀN” 4 VỊ TRÍ CÔNG VIỆC PHỔ BIẾN NHẤT TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Ngành tổ chức sự kiện là một ngành nghề đầy tiềm năng và thu hút bởi môi trường năng động cùng cơ hội nghề nghiệp rộng mở. Tuy nhiên bạn đã thật sự hiểu hết về lĩnh vực tổ chức sự kiện rộng lớn này chưa? Đâu là những cơ hội nghề nghiệp dành cho bạn khi theo đuổi ngành event này? Hãy cùng HM Media tìm hiểu về một số vị trí công việc phổ biến trong một ekip tổ chức sự kiện nhé!

1. Bộ phận Account 

Bộ phận Account là bộ phận chuyên đảm nhiệm vai trò trung gian giữa khách hàng và doanh nghiệp trong hoạt động truyền thông và quảng cáo. Bộ phận này sẽ đảm nhiệm việc tìm kiếm, tư vấn, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng. 

Mục tiêu chính là mang về những hợp đồng cho doanh nghiệp và duy trì quan hệ với khách hàng. Ngoài ra, họ tiếp nhận những yêu cầu cũng như phản hồi của khách hàng đối với sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp, sau đó truyền đạt lại và hỗ trợ các bộ phận có liên quan nhằm thực hiện chúng.

Một số vị trí công việc trong bộ phận Account:

• Vị trí chuyên viên – Account Executive

Account Executive, hay còn gọi là chuyên viên Account trong agency, phụ trách việc giao tiếp, tìm hiểu nhu cầu và kết nối khách hàng với nhóm dự án của doanh nghiệp để thống nhất thông tin và tiến hành thực hiện các yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận này có nhiệm vụ theo sát và báo cáo tiến độ triển khai dự án cho khách hàng; đại diện nhóm dự án trao đổi với khách hàng và cùng tìm phương án giải quyết nếu có vấn đề phát sinh.

• Vị trí quản lý – Account Manager

Nhà quản lý sẽ chịu trách nhiệm cho việc tạo dựng mối quan hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng, đồng thời hỗ trợ các chuyên viên account thực hiện công việc của họ trong các dự án. Account manager chịu trách nhiệm chính cho những dự án của công ty, mọi hoạt động liên quan đến khách hàng và những vấn đề phát sinh trong dự án.

2. Bộ phận Event

Bộ phận này chịu trách nhiệm xây dựng nội dung, kịch bản của chương trình và phụ trách việc tổ chức toàn bộ sự kiện. Tại phòng này, sẽ có nhiều bộ phận nhỏ phụ trách các công việc khác nhau để tạo nên ý tưởng, kế hoạch cho một chương trình event/ sự kiện hoàn chỉnh. Cụ thể:

• Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện - Event Planner

Là người chịu trách nhiệm cao nhất cho chính sự kiện mà mình tổ chức, chịu trách nhiệm trong việc thiết lập và quản lý hồ sơ sự kiện, từ viết kế hoạch đến các hạng mục sản xuất, thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhận sự và các vấn đề sau event.

• Điều phối viên - Event coordinator

Điều phối viên có trách nhiệm điều phối những người tham gia sự kiện, hướng dẫn chạy chương trình theo kế hoạch đã lên, đảm bảo tính hiệu quả. Ngoài ra, với vai trò là điều phối viên, bạn cần theo sát tiến độ của từng bộ phận, từng cá nhân để chắc chắn kế hoạch không bị chậm trễ hoặc gặp sự cố.

• Cộng tác viên/ Tình nguyện viên - Helper/ Volunteer

Là các công tác viên được thuê thời vụ, thực hiện các công việc phát sinh. Thông thường, vị trí này tuyển khá nhiều các bạn sinh viên hay thực tập sinh để các bạn có thể làm quen môi trường làm việc thực tế cũng như học hỏi, tích lũy kinh nghiệm.

3. Bộ phận sáng tạo

Bộ phận Sáng tạo sẽ là người đưa ra những giải pháp sáng tạo trong tổ chức sự kiện nhằm thực hiện được các mong muốn của khách hàng. Bộ phận này thường có một số vị trí công việc:

• Giám đốc sáng tạo - Creative Director

Vị trí này cực kỳ quan trọng trong phòng sáng tạo và trong quá trình phát triển việc tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp. Họ phải đảm nhận trách nhiệm quản lý đội ngũ sáng tạo, thúc đẩy các thành viên đưa ra những ý tưởng đột phá để luôn đảm bảo được tính sáng tạo trong việc tổ chức sự kiện.

• Người sáng tạo nội dung – Content Creator

Content Creator sẽ phụ trách việc lên ý tưởng, viết slogan, sáng tạo nội dung trên các nền tảng khác nhau của doanh nghiệp… Bên cạnh đó, một content Creator còn hỗ trợ bộ phận design, sản xuất video để tạo ra được những sản phẩm và ấn phẩm sự kiện. 

Ngoài ra bộ phận sáng tạo còn một số vị trí công việc khác như Designer (thiết kế). Nhân viên vị trí thiết kế đảm nhiệm thực hiện các công việc tạo ấn phẩm, thiết kế card, hồ sơ, quà tặng, backdrop, banner hay standee,… chứa nội dung quảng bá sự kiện hấp dẫn. Đây là một công việc đòi hỏi rất nhiều về kỹ năng, tay nghề tốt và khả năng tư duy sáng tạo.

4. Bộ phận hậu cần

Hậu cần trong tổ chức sự kiện có những vai trò hết sức quan trọng đối với việc truyền tải các chủ đề của sự kiện, hay nói cách khác nó là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. 

Các nhiệm vụ cơ bản của bộ phận hậu cần bao gồm: 

• Đảm bảo cho việc cung ứng các dịch vụ thiết yếu (như ăn uống, lưu trú, vận chuyển) cho khách mời, và các thành phần khác tham gia sự kiện vì vậy nó là điều kiện cần để thu hút khách mời, mang lại sự hài lòng cho khách mời tham gia sự kiện; 
• Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện; 
• Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện.
• Xử lý hình ảnh, âm thanh, ánh sáng và các hiệu ứng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, nhằm tạo độ thu hút cho chương trình.

TẠM KẾT

Phạm vi bài viết trên đây đã đề cập tới 4 vị trí/ công việc thường gặp và cốt lõi nhất trong một event agency. Tuy nhiên, việc phân chia các vị trí công việc trong tổ chức sự kiện có thể khác nhau, phụ thuộc và cơ cấu tổ chức, loại hình sự kiện mà doanh nghiệp lựa chọn. HM Media hy vọng những thông tin chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về ngành tổ chức sự kiện và định hướng được con đường nghề nghiệp phù hợp cho bản thân.