Trong tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, hầu như các ngành nghề đều đang chìm trong “đêm đen” thử thách. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay tìm giải pháp để cân bằng các hoạt động tổ chức sự kiện khách hàng, sự kiện ra mắt sản phẩm bị gián đoạn. Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình kinh doanh và làm giảm sút doanh số nghiêm trọng. Thấu hiểu được những nhu cầu đó, VR PLUS cho ra mắt giải pháp Sự kiện ảo (VIRTUAL EVENT) ứng dụng công nghệ thực tế ảo 360.

Giải pháp xuất hiện đã đánh đúng vào nhu cầu bức thiết của nhiều rất doanh nghiệp trong bối cảnh dịch bệnh hoành hành. Do vậy, việc có cho mình một giải pháp sự kiện trực tuyến là việc mà doanh nghiệp cần phải quan tâm ưu tiên. Đây có thể xem như là một bước tiến nhảy vọt giúp cho việc trải nghiệm sự kiện không còn bị giới hạn, rào cản bởi bất kỳ không gian hay thời gian nào như cách tổ chức sự kiện truyền thống.

1. Sự kiện ảo (Virtual Event) là gì?

Virtual Event là một dạng sự kiện trực tuyến mà mọi người tương tác với nhau thông qua môi trường ảo thay vì cùng gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thực tế. Virtual Event có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/ hình ảnh/ video... nhằm giảm tối đa sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người. Khách hàng của doanh nghiệp sẽ check-in vào sự kiện bằng cách truy cập vào trang web, click vào link sự kiện và đăng nhập. Tại đây, khách có thể tham gia, tiếp cận và nắm bắt thông tin một cách dễ dàng và đầy đủ, chỉ bằng 1 thiết bị thông minh có kết nối mạng như smartphone, PC, table, thiết bị VR,…

VR tour 360 trưng bày sản phẩm của Qiloo (Ảnh minh hoạ).

Virtual Event có hai hình thức:

• - Sự kiện kết hợp giữa ghi hình phát trực tiếp và xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội: Live (trực tiếp) – 70%, Recorded (đã ghi hình) – 30%
• - Sự kiện ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%)

Tùy theo tính chất và nội dung cần truyền tải mà các công ty có thể linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp.

2. Tại sao nên triển khai giải pháp sự kiện ảo?

2.1 Giải pháp sự kiện ảo giúp làm giảm chi phí

Chi phí là yếu tố đầu tiên khi bàn luận về vấn đề tổ chức sự kiện. Một sự kiện đòi hỏi nguồn nhân lực và chi phí cho các hoạt động như:
- Đặt một địa điểm phù hợp với sức chứa.
- Đào tạo nguồn nhân sự về mặt kiến thức và thái độ.
- Thiết lập gian hàng tiếp thị.
- Bãi đậu xe và cơ sở phục vụ.
- Chi phí đi lại và ăn ở của các diễn giả, khách mời,...

Mặt khác, sự kiện ảo cho phép các nhà tổ chức chi trả một phần nhỏ hơn so với chi phí tổ chức một sự kiện thực tế. Hầu hết, mọi nỗ lực đều hướng đến tiếp thị nhằm nâng cao nhận thức khách hàng, trong khi các nhà cung cấp sự kiện ảo sẽ chăm sóc các chi tiết thiết lập đằng sau hậu trường.

Không gian sự kiện ảo của Bảo Việt (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

2.2 Mở rộng thị trường khách hàng

Do tính chất trực tuyến, sự kiện ảo có thể mở rộng phạm vi tiếp cận với quy mô trên toàn thế giới mà không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Trong khi đó, các sự kiện thực tế có sức chứa hạn chế, hầu như chỉ thu hút khán giả địa phương và những người hứng thú với chủ đề sự kiện. Hơn nữa, một sự kiện ảo có thể được truy cập từ nhà hay bất kỳ thiết bị nào, điều này tạo nên sự thuận tiện cho những người tham gia và giảm bớt lo lắng khi mà phải di chuyển trong thời điểm khó khăn như hiện nay.

2.3 Giải pháp sự kiện ảo nâng cao trải nghiệm

Không giống các nền tảng dành cho sự kiện trên Website, các sự kiện ảo được xây dựng nhằm mục đích tái hiện đúng các giá trị mà một sự kiện thực tế sở hữu. Nó cho phép trình bày tài liệu quảng cáo dưới nhiều dạng khác nhau như banner, video, ... thay vì là tài liệu giấy. Tương tự như vậy, các sự kiện ảo cung cấp kết nối mạng thông qua các công cụ trò chuyện, hướng dẫn người tham gia sử dụng gian hàng thông tin ảo, tạo điều kiện thuận lợi cho người tham dự và cả diễn giả. Tất cả những trải nghiệm này sau đó được gói gọn trong môi trường 3D giàu hình ảnh trực quan. Mang lại cảm giác chân thật, như chính khán giả đang tham gia một sự kiện thật sự.

Tương tác tích hợp tài liệu dưới nhiều định dạng trong VR tour 360 sự kiện Kioxia (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

2.4 Hỗ trợ đo lường và thống kê hiệu quả

Trước khi tổ chức một sự kiện, người tổ chức cần đặt ra những mục tiêu rõ ràng. Nhưng làm thế nào để biết được liệu sự kiện có thành công hay không? Và sau khi sự kiện hoàn thành, làm thế nào mà người tổ chức có thể thống kê những mục tiêu một cách chính xác? Tại một sự kiện ảo, việc đo lường mức độ thành công của sự kiện trở nên dễ dàng hơn khi có sự hỗ trợ của những tính năng thống kê như lượng người tham gia và tương tác trong thời gian thực.

Công cụ thống kê các thông số dữ liệu của VR tour (Hình minh hoạ)

2.5 Đáp ứng các nhu cầu đặc biệt

Trong bất kỳ sự kiện nào, việc thiết kế như thế nào để những người có nhu cầu đặc biệt có thể thoải mái tham gia là một vấn đề quan trọng cần được cân nhắc. Các sự kiện cần được thiết kế đặc biệt để có thể hỗ trợ tiếp cận những khách hàng di chuyển hay sử dụng ghế lăn, thiết bị trợ thính. Tương tự như vậy, các nền tảng sự kiện ảo cũng đưa điều này vào mục cần chú ý nhằm cung cấp một trải nghiệm tốt nhất. Ví dụ: Các nền tảng cho phép những người khiếm thị thay đổi kích thước font chữ và sử dụng nội dung thông qua các tiện ích bổ sung như chuyển văn bản từ dạng text sang dạng audio.

2.6 Thân thiện với môi trường

Đây là yếu tố khiến các sự kiện ảo trở nên ưu việt hơn so với các sự kiện thực tế khi mà việc tổ chức các sự kiện thực tế dẫn đến lượng rác thải (đặc biệt là rác thải giấy) lớn, khiến lượng khí thải carbon tăng thêm. Mặt khác, một sự kiện ảo được xem là rất thân thiện với môi trường khi mà lượng rác thải giấy được thay thế bằng những đoạn audio, bản word, ... Đây là lý do tại sao sự kiện ảo là sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu của nhiều tổ chức quan tâm đến vấn đề môi trường, mong muốn giảm rác thải đến mức tối đa nhất có thể.

3. Những sự kiện lý tưởng để tổ chức Virtual Event?

Giải pháp sự kiện ảo tương tác được với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn và đem lại những phản hồi trực tiếp từ tệp khách hàng của doanh nghiệp mà trước đây khó có thể tiếp cận để thu thập thông tin. Đây sẽ là một lựa chọn lý tưởng để doanh nghiệp ra mắt một sản phẩm mới, trả lời những câu hỏi thường gặp hoặc tiết lộ cách sử dụng và tối ưu hóa sản phẩm. Virtual Event với chủ đề hướng dẫn, Q&A, thủ thuật sẽ là một lựa chọn hợp lý bởi bạn hoàn toàn có thể thu thập câu hỏi của người xem ngay lập tức.

Những hình thức sự kiện thích hợp để tổ chức Virtual Tour:

• Đào tạo và các khóa học: Chủ đề của loại sự kiện này khá phức tạp vì nó cung cấp các kiến thức chuyên sâu về một chủ đề cụ thể, hoặc một bộ kỹ năng, công cụ làm việc và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

Hình minh hoạ

• Hỏi đáp và phỏng vấn: Sự kiện ảo tạo điều kiện để bạn có thể chia sẻ kiến thức theo dạng hỏi đáp trực tiếp, và thường được tổ chức trên các nền tảng mạng xã hội để thu hút sự tương tác, quan tâm của công chúng. Ngoài ra, để làm cho sự kiện hấp dẫn hơn, bạn có thể hợp tác với các diễn giả nổi tiếng hoặc để nghệ sĩ trò chuyện và biểu diễn trong sự kiện.

Hình minh hoạ

• Hội nghị và các show biểu diễn: Một ví dụ là Tomorrowland đã tổ chức sự kiện âm nhạc điện tử lớn nhất thế giới theo hình thức trực tuyến với các DJ chơi nhạc tại studio. Mô hình sự kiện ảo đầy mới mẻ này đã thu hút được hàng triệu người tham dự. Điều này cho thấy được sức ảnh hưởng của nó cũng không kém gì các sự kiện thực tế.
• ...

4. Xu hướng sử dụng giải pháp sự kiện ảo trên thế giới và Việt Nam

Ngay cả sau trước hay sau khi diễn ra dịch bênh thì sự bùng nổ của các sự kiện trên nền tảng kĩ thuật số vẫn đã, đang và sẽ tiếp tục cập nhật. Các doanh nghiệp và cộng đồng lớn nhỏ đều đang thích nghi với những sự thay đổi này, Virtual Event sẽ trở thành một phần không thể thiếu cho mọi thương hiệu trên thế giới.

Nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước đã nắm bắt xu hướng và triển khai giải pháp sự kiện ảo: Hội chợ ảo xuất nhập khẩu Canton Fair Trung Quốc, Bảo Việt Nhân Thọ, Kioxia (Đức),...

Sự kiện ảo xuất nhập khẩu Canton Fair Trung Quốc lần thứ 128

Không gian sự kiện ảo của Bảo Việt (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

4. Giải pháp sự kiện ảo

4.1 Trải nghiệm tham quan toàn cảnh không gian tổ chức sự kiện ảo

Công nghệ thực tế ảo ứng dụng trong Virtual Event chủ yếu được quay ở chế độ xem 360 độ. Chế độ này giúp hình ảnh trở nên sống động, các góc ảnh 360 độ tạo ra hướng nhìn đa chiều 3D, thể hiện được mọi thứ từ trên xuống dưới, từ trái sang phải. Khách hàng có thể thoải mái di chuyển tham quan khắp không gian tổ chức sự kiện một cách dễ dàng, và trải nghiệm mọi thứ như thể họ đang ở trong chính sự kiện thực tế.

Hình minh hoạ

4.2 Lựa chọn từng khu vực/ gian hàng muốn trải nghiệm

Khách hàng có thể lựa chọn từng khu vực trưng bày/ quầy dịch vụ tích hơp trong sự kiện ảo để trải nghiệm, tham quan. Tại mỗi điểm đó, người tham gia có thể dễ dàng phóng to, thu nhỏ, xoay chuyển,... để trải nghiệm khu vực với nhiều góc nhìn khác nhau. Với toàn cảnh khu vực được mô tả trong sự kiện ảo một cách trực quan và sinh động, khách có thể dễ dàng trải nghiệm, cập nhật những thông tin được truyền tải tại đó.

Trải nghiệm nhanh các không gian mong muốn qua List không gian (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

4.3 Trải nghiệm chi tiết từng khu vực với giải pháp sự kiện ảo

Sau khi đã lựa chọn được vị rí khu vực mong muốn, giờ là lúc khách hàng được chính thức khám phá chi tiết từng sản phẩm trưng bày, chi tiết nội dung, thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tả. Từ đó, người tham gia có thể kết nối - trao đổi - chia sẻ trong các sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp một cách thuận tiện và trực quan. Không còn bị giới hạn về không gian và thời gian. Tất cả bây giờ chỉ cần có internet và một chiếc smartphone là đủ.

Hình ảnh trong VR tour 360 sự kiện Kioxia (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

Tích hợp MC ảo tại sự kiện của Bảo Việt (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

4.4 Đăng ký tham gia chương trình/ đặt mua sản phẩm khi tham gia sự kiện ảo

Sau khi tham quan, trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ tại sự kiện ảo, nếu hài lòng với chúng thì chắc hẳn khách hàng đã có những lựa chọn của mình. Vì vậy tính năng tích hợp này cho phép khách hàng thao tác sản phẩm trưng bày/ dịch vụ giới thiệu ngay trong khi tham gia sự kiện một cách thật dễ dàng và nhanh chóng.

Tích hợp tính năng đăng ký/đặt hàng tại sự kiện ảo của Bảo Việt (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

5. Tính năng tiêu biểu được tích hợp trong giải pháp sự kiện ảo

5.1 Giải pháp sự kiện ảo Tour guide ảo

Tính năng tour guide ảo trong mô hình sự kiện ảo tạo cảm giác thân thiện hơn cho khách hàng khi tham gia trải nghiệm. Ta có thể tích hợp những đoạn voice trên nhiều ngôn ngữ khác nhau để giới thiệu, hướng dẫn cho khách tham gia sự kiện một cách dễ dàng hơn trong môi trường ảo.

Tích hợp Tour guide ảo tại sự kiện của Bảo Việt (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

5.2 Live guide tour - Call video trực tiếp với khách hàng

Live guided tour là một tính năng được tích hợp thêm trong sự kiện ảo giúp khách hàng video call trực tiếp với tư vấn viên nhằm trao đổi, giới thiệu và giải đáp thắc mắc ngay tức thì. Nhờ công cụ này doanh nghiệp có thể hướng dẫn cho khách hàng đi theo đúng flow kịch bản diễn ra sự kiện, hỗ trợ tăng tỉ lệ chốt sale cũng như sự chuyên nghiệp thể hiện phía sau đó.

Minh hoạ tính năng Live Guide tour trong VR tour

5.3 Giải pháp sự kiện ảo tích hợp sơ đồ di chuyển

Sơ đồ mặt bằng di chuyển được tích hợp giúp cho khách hàng biết được mình đang ở vị trí nào trong không gian sự kiện ảo. Từ đó, khách có thể dễ dàng di chuyển sang các khu vực khác để trải nghiệm, tham quan.

Hình minh hoạ Floorplan trong VR tour

5.4 Giải pháo sự kiện ảo tích hợp video 2D

Để chuyến trải nghiệm sự kiện ảo trở nên thú vị và sinh động hơn, giải phapr Virtual event cho phép tích hợp lên các màn hình trong không gian 3D của sự kiện những video 2D. Những video 2D này có thể mang nội dung giới thiệu về doanh nghiệp, sản phẩm hay bổ sung một số thông tin cần thiết cho khu vực gian hàng trải nghiệm.

Không gian sự kiện của Bảo Việt (sản phẩm do VR Plus - Thương hiệu được sở hữu bởi HM Media)

Nếu bạn đang tìm hiểu thêm một số ứng dụng của thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cường (AR) trong tổ chức sự kiện ảo (virtual event) thì tham khảo bài viết này để được mở rộng thêm nhé.

Một số giải pháp ứng dụng công nghệ 360, thực tế ảo có thể bạn quan tâm: 

• Giải pháp sự kiện ảo: ứng dụng công nghệ VR 360 cho doanh nghiệp
• Giải pháp thực tế ảo, tour 360 cho thiết bị về sinh
• Giải pháp thực tế ảo, tour 360 cho đồ gia dụng
• Giải pháp thực tế ảo, tour 360 cho showroom nội thất

Để tìm hiểu thực tế ảo là gì? và các ứng dụng của thực tế ảo, công nghệ tour 360 trong marketing & bán hàng như thế nào thì bạn có thể tham khảo bài viết của chúng tôi tại đây nhé.

Nếu bạn cũng đang tìm một giải pháp tương tự, liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất:

• HMMEDIA – Our Passion is bringing brands to life .
• Email: hello@hmmedia.vn
• Hotline: (+84) 963.186.388
• Website: www.hmmedia.vn