Menu

Giải pháp Truyền thông & checkin trong tổ chức sự kiện

Digital Marketing 03/08/2021

Việc đăng ký và checkin trong tổ chức sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng hiện nay vẫn đang là một phần không được coi trọng trong việc tổ chức sự kiện, đó là một thực tế mà bất kỳ doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng gặp phải, cũng nêu ra nhưng lại không có giải pháp xử lý triệt để. 

Các khâu này ở nhiều sự kiện lớn nhỏ hiện nay vẫn đang được các đơn vị tổ chức sự kiện và các doanh nghiệp triển khai theo các hình thức hết sức đơn giản, hoặc nếu có phương pháp ứng dụng được thì cũng đang triển khai chưa được bài bản và chuyên nghiệp. Đơn cử HM Media có thể liệt kê một số hình thức checkin trong tổ chức sự kiện đang phổ biến hiện nay như sau: 

Hiện trạng:

  • Hình thức đầu tiên là tại mỗi sự kiện nhân viên lễ tân checkin sẽ làm thủ công toàn bộ quá trình kiểm tra khách mời bằng cách viết tay toàn bộ thông tin KH vào giấy, thông tin này sau sự kiện sẽ được nhân viên nhập tay vào máy tính để tổng hợp và làm báo cáo đối chiếu. 
  • Thứ 2 là một hình thức rất điển hình và phổ biến nhất hiện nay, đó là checkin thông qua "spreadsheet" tại sự kiện, toàn bộ danh sách khách tham dự đã được lưu sẵn lên file, và khi khách tới sự kiện, nhân viên lễ tân sẽ tìm kiếm trên file đó Rồi đánh dấu vào là có tham gia sự kiện, ưu điểm là không mất thời gian chuẩn bị nhiều, chỉ cần có danh sách khách hàng, nhưng nhược điểm là cần nhiều nhân sự hỗ trợ tại sự kiện, đối với các sự kiện đông khách mời dễ dẫn tới trường hợp làm chậm và quá tải.
  • Thứ 3 là một số sự kiện đã ứng dụng công nghệ hơn, họ sẽ sử dụng checkin bằng công nghệ QR Code hoặc Barcode trên vé mời cho khách tới tham dự, tuy nhiên ở khâu gửi thư mời sẽ gặp vấn đề về việc sẽ làm khá thủ công hoặc hình thức email thông báo không chuyên nghiệp và đẹp mắt. 

Một hình thức checkin sử dụng spreadsheet

/upload/image/giai-phap-truyen-thong-1-0.jpg
Hình thức checkin sử dụng máy thiết bị đọc mã vạch với phần mềm trực tiếp tại sự kiện

Chính vì những thực trạng trên mà chúng ta thấy được là cần phải có một giải pháp tối ưu nhất, đầy đủ trọn gọn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực nhất cho các sự kiện, với việc kết hợp và ứng dụng công nghệ ở mọi công đoạn, chúng ta có thể kiểm soát mọi hình ảnh, nội dung và số lượng khách tham dự một cách chi tiết, kịp thời nắm bắt và đưa ra giải pháp để đảm bảo cho sự thành công của sự kiện. 

/upload/image/giai-phap-truyen-thong-2-0.jpg
Một sự kiện được HM Media ứng dụng QR Code trong khâu checkin thông qua việc gửi ticket
/upload/image/giai-phap-truyen-thong-3-9.jpg
HM Media ứng dụng QR Code trong phần checkin sau khi đã gửi Ticket cho KH thông qua email và inbox.

Là một Creative Agency với nhiều năm triển khai các sự kiện lớn tới hàng trăm khách mời tham dự, với thế mạnh là một đơn vị tiên phong cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HM Media xin giới thiệu tới các đơn vị tổ chức sự kiện và các doanh nghiệp Gói "Truyền thông và Checkin sự kiện" toàn diện, khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm giao phó công đoạn này để chúng tôi giúp bạn thực hiện nó một cách chuyên nghiệp nhất. 

Truyền thông: 

  • Thiết kế key visual, concept sự kiện
  • Thiết kế, sản xuất thư mời: thư điện tử (dùng cho khách thường) và VIP ticket (dùng cho khách hàng VIP)
  • Thiết kế cover photo cho Event trên các Facebook Group, Fanpage theo concept của sự kiện
  • Triển khai gói nội dung, hình ảnh truyền thông, quảng bá cho sự kiện trên Facebook, Google
  • Xây dựng landing page giới thiệu sự kiện, nhận đăng ký
  • Triển khai phần mềm nhận đăng ký, tự động gửi vé mời, tự động gửi thông tin về sự kiện, thường xuyên remind khách theo lịch tự động.
  • Gửi báo cáo thống kê số lượng đăng ký thường xuyên theo thời gian trước sự kiện khách hàng yêu cầu.

Checkin sự kiện: 

  • Xuất bản vé mời VIP và các vé mời thường cho từng khách có đính kèm QR Code của mỗi khách tham dự
  • Gửi email vé mời tới danh sách khách hàng tham dự sự kiện sau khi nhận được đăng ký hoặc danh sách
  • Gửi email remind và các thông tin cần thiết trước ngày tham dự sự kiện
  • Cung cấp thiết bị checkin tại sự kiện: Thiết bị quét QR Code, phần mềm tổng hợp, máy tính
  • Gửi báo cáo số liệu tham dự sau sự kiện.

Nhiệm vụ của các chuyên gia là giúp thương hiệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, hãy để chúng tôi giúp bạn, bạn chỉ cần tập trung vào việc chăm sóc và giữ chân khách hàng của mình mà thôi. 

Tham khảo các event mà HM Media đã thực hiện tại đây!

GẶP NHÂN VIÊN TƯ VẤN ĐỂ LẤY BÁO GIÁ 

 Thông tin liên hệ

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT BCTN!
Digital Marketing 04/08/2021
Báo cáo thường niên là một sản phẩm biểu thị sự hiệu quả trong quá trình hoạt động suốt một năm của  doanh nghiệp. Báo cáo thường niên thường thể hiện sự thay đổi trong cơ cấu nội bộ, sự phát triển của doanh nghiệp bám sát vào những chỉ tiêu đề ra trước đó.
Thực tế ảo là gì? Giải pháp ứng dụng của thực tế ảo trong Marketing
Digital Marketing 03/08/2021
Xu thế ứng dụng công nghệ trong các hoạt động quảng cáo ngày càng phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Những khái niệm như tự động hoá (Automation), trí tuệ nhân tạo (AI) hay thực tế ảo là gì? (virtual reality), thực tế ảo tăng cường (AR) cũng dần trở nên không còn quá xa lạ tại thị trường tại Việt Nam. Du lịch thực tế ảo (Virtual Tour) đã được ứng dụng phổ biến trong khá nhiều lĩnh vực và các chiến dịch quảng cảo của nhiều thương hiệu lớn nhỏ khác nhau.
Giải pháp thực tế ảo, tour 360 cho khu công nghiệp
Digital Marketing 08/09/2021
Không chỉ riêng lĩnh vực bán lẻ đang được rất nhiều thương hiệu đầu tư ứng dụng công nghệ vào việc nâng cao trải nghiệm hơn cho khách hàng của mình, mà ngay cả trong lĩnh vực công nghiệp, hiện nay cũng đang rất thức thời khi đã bắt đầu chú ý tới công nghệ thực tế ảo VR (Virtual Tour), công nghệ tour 360 cho khu công nghiệp, để giúp “khách hàng” của mình có thể trải nghiệm toàn bộ cơ sở vật chất, không gian khuôn viên kết hợp tương tác với mọi vị trí của khu vực dự án trên bất cứ thiết bị hay trình duyệt nào. 
12 Ý TƯỞNG AR HẤP DẪN DÀNH CHO MỌI DOANH NGHIỆP
Digital Marketing 02/08/2021
Thực tế ảo tăng cường (AR) trong những năm gần đây là một trong những giải pháp công nghệ thú vị và hấp dẫn, trở thành xu hướng truyền thông thời thượng dành cho mỗi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn kiến tạo nhiều hơn những chủ đề độc đáo để xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp thông qua 12 ý tưởng thực tế tăng cường sau đây.

Video

LIÊN HỆ
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN NHANH CHÓNG