Giải pháp Truyền thông & checkin trong tổ chức sự kiện

Việc đăng ký và checkin trong tổ chức sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng hiện nay vẫn đang là một phần không được coi trọng trong việc tổ chức sự kiện, đó là một thực tế mà bất kỳ doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng gặp phải, cũng nêu ra nhưng lại không có giải pháp xử lý triệt để.

Các khâu này ở nhiều sự kiện lớn nhỏ hiện nay vẫn đang được các đơn vị tổ chức sự kiện và các doanh nghiệp triển khai theo các hình thức hết sức đơn giản, hoặc nếu có phương pháp ứng dụng được thì cũng đang triển khai chưa được bài bản và chuyên nghiệp. Đơn cử HM Media có thể liệt kê một số hình thức checkin trong tổ chức sự kiện đang phổ biến hiện nay như sau: 

Hiện trạng:

  • Hình thức đầu tiên là tại mỗi sự kiện nhân viên lễ tân checkin sẽ làm thủ công toàn bộ quá trình kiểm tra khách mời bằng cách viết tay toàn bộ thông tin KH vào giấy, thông tin này sau sự kiện sẽ được nhân viên nhập tay vào máy tính để tổng hợp và làm báo cáo đối chiếu. 
  • Thứ 2 là một hình thức rất điển hình và phổ biến nhất hiện nay, đó là checkin thông qua “spreadsheet” tại sự kiện, toàn bộ danh sách khách tham dự đã được lưu sẵn lên file, và khi khách tới sự kiện, nhân viên lễ tân sẽ tìm kiếm trên file đó Rồi đánh dấu vào là có tham gia sự kiện, ưu điểm là không mất thời gian chuẩn bị nhiều, chỉ cần có danh sách khách hàng, nhưng nhược điểm là cần nhiều nhân sự hỗ trợ tại sự kiện, đối với các sự kiện đông khách mời dễ dẫn tới trường hợp làm chậm và quá tải.
  • Thứ 3 là một số sự kiện đã ứng dụng công nghệ hơn, họ sẽ sử dụng checkin bằng công nghệ QR Code hoặc Barcode trên vé mời cho khách tới tham dự, tuy nhiên ở khâu gửi thư mời sẽ gặp vấn đề về việc sẽ làm khá thủ công hoặc hình thức email thông báo không chuyên nghiệp và đẹp mắt. 
Một hình thức checkin sử dụng spreadsheet
Hình thức checkin sử dụng máy thiết bị đọc mã vạch với phần mềm trực tiếp tại sự kiện

Chính vì những thực trạng trên mà chúng ta thấy được là cần phải có một giải pháp tối ưu nhất, đầy đủ trọn gọn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực nhất cho các sự kiện, với việc kết hợp và ứng dụng công nghệ ở mọi công đoạn, chúng ta có thể kiểm soát mọi hình ảnh, nội dung và số lượng khách tham dự một cách chi tiết, kịp thời nắm bắt và đưa ra giải pháp để đảm bảo cho sự thành công của sự kiện. 

Một sự kiện được HM Media ứng dụng QR Code trong khâu checkin thông qua việc gửi ticket
HM Media ứng dụng QR Code trong phần checkin sau khi đã gửi Ticket cho KH thông qua email và inbox.

Là một Creative Agency với nhiều năm triển khai các sự kiện lớn tới hàng trăm khách mời tham dự, với thế mạnh là một đơn vị tiên phong cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HM Media xin giới thiệu tới các đơn vị tổ chức sự kiện và các doanh nghiệp Gói “Truyền thông và Checkin sự kiện” toàn diện, khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm giao phó công đoạn này để chúng tôi giúp bạn thực hiện nó một cách chuyên nghiệp nhất. 

Truyền thông: 

  • Thiết kế key visual, concept sự kiện 
  • Thiết kế, sản xuất thư mời: thư điện tử (dùng cho khách thường) và VIP ticket (dùng cho khách hàng VIP) 
  • Thiết kế cover photo cho Event trên các Facebook Group, Fanpage theo concept của sự kiện 
  • Triển khai gói nội dung, hình ảnh truyền thông, quảng bá cho sự kiện trên Facebook, Google 
  • Xây dựng landing page giới thiệu sự kiện, nhận đăng ký
  • Triển khai phần mềm nhận đăng ký, tự động gửi vé mời, tự động gửi thông tin về sự kiện, thường xuyên remind khách theo lịch tự động.
  • Gửi báo cáo thống kê số lượng đăng ký thường xuyên theo thời gian trước sự kiện khách hàng yêu cầu. 

Checkin sự kiện: 

  • Xuất bản vé mời VIP và các vé mời thường cho từng khách có đính kèm QR Code của mỗi khách tham dự
  • Gửi email vé mời tới danh sách khách hàng tham dự sự kiện sau khi nhận được đăng ký hoặc danh sách 
  • Gửi email remind và các thông tin cần thiết trước ngày tham dự sự kiện 
  • Cung cấp thiết bị checkin tại sự kiện: Thiết bị quét QR Code, phần mềm tổng hợp, máy tính
  • Gửi báo cáo số liệu tham dự sau sự kiện.

Nhiệm vụ của các chuyên gia là giúp thương hiệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, hãy để chúng tôi giúp bạn, bạn chỉ cần tập trung vào việc chăm sóc và giữ chân khách hàng của mình mà thôi. 

Tham khảo các event mà HM Media đã thực hiện tại đây!

GẶP NHÂN VIÊN TƯ VẤN ĐỂ LẤY BÁO GIÁ

Thông tin liên hệ